Matriz de habilidades
El sistema permite gestionar las habilidades necesarias para un puesto, indicar las habilidades que tiene el colaborador, comparar cómo se encuentran las habilidades del colaborador respecto al puesto que ocupa o el puesto para el que se lo considera.
También permite registrar capacitaciones y sus resultados, y en base a ellos otorgar nuevas habilidades o mejorar las que tiene el colaborador.
El módulo de gestión de capacitaciones y habilidades nos permite definir las habilidades que necesita una persona para un determinado puesto, y llevar el control de las habilidades que posee cada colaborador, permitiendo su actualización por medio de capacitaciones, o de forma manual.
A su vez, nos proporciona una forma fácil de ver las habilidades que presenta el colaborador en comparación con las requeridas para el cargo, o ver qué habilidades necesitaría para adecuarse a un nuevo puesto.
Administración habilidades
Para realizar la gestión de las Habilidades, en primer lugar debemos definir sus clasificaciones, que nos permitirán agrupar y visualizar fácilmente los grupos de habilidades.
Esto se hace a través de la siguiente tabla maestra:
Allí tenemos definidas las clasificaciones, que luego asociaremos a cada habilidad:
Además, las habilidades pueden tener distintos niveles requeridos para el puesto o alcanzados por el colaborador. Estos son:
Conoce (C): conocimiento sobre el tema.
Conoce y Aplica (CA): conocimiento y capacidad de aplicar el tema.
Conoce, Aplica y Enseña (CAE): conocimiento del tema, capacidad de aplicarlo, y poder enseñarlo a otros colaboradores.
Luego, damos de alta las habilidades:
Ingresando todos los datos solicitados:
Relación entre habilidades, cargos y colaboradores
Existen dos formas de relacionar una habilidad con un cargo o un colaborador: a través de la tabla maestra, o por medio de las pantallas para ver la situación de los colaboradores.
A través de las tablas maestras:
Al asociar una habilidad con un cargo, estamos indicando que ese cargo requiere de esa habilidad, y el nivel necesario.
Entonces, al ingresar a la tabla maestra de Habilidad por cargo, completamos los siguientes campos:
Lo mismo sucede en las habilidades por persona, y en este caso estaríamos indicando que ese colaborador posee esa habilidad y nivel:
A través de las pantallas de gestión del módulo:
El sistema también nos proporciona una serie de pantallas para poder ver, editar y comparar las habilidades, tanto requeridas para los puestos como adquiridas por los colaboradores:
Aquí podemos filtrar por cargo, número de legajo del colaborador o palabra incluida en el nombre y apellido del colaborador.
El icono que se encuentra en la columna de Habilidades nos va a indicar si el colaborador, para el puesto que tiene asociado, alcanza las habilidades requeridas, o por el contrario, se encuentra por debajo.
Por ejemplo:
En esta imagen vemos que el colaborador Lucas Molina ocupa el cargo Contabilidad, y sus habilidades están por debajo de las requeridas para el cargo.
En cambio, Hugo Rojas, que está asociado al cargo de Finanzas, cumple con las habilidades requeridas para el cargo.
Haciendo clic en esos íconos, podemos ver el detalle y comparación de estas habilidades:
En esta pantalla vemos las habilidades y niveles requeridos para el cargo, las que posee el usuario, y el estado en que se encuentra: para la habilidad Análisis de datos, no alcanza el nivel requerido; para la habilidad Contabilidad, cumple con el nivel requerido; y para las restantes, lo supera.
Editar habilidades del cargo.
Como podemos ver en la imagen anterior, el sistema nos permite “Editar Habilidades del Cargo”, a través de la siguiente pantalla:
Para el cargo Contabilidad podemos ingresar una nueva habilidad requerida y su nivel, o podemos editar las existentes, solicitando otro nivel, o borrando la habilidad (lo cual indicaría que el cargo no requiere de esa habilidad).
Editar habilidades del colaborador.
Desde la pantalla de Situación colaboradores también podemos acceder a editar las habilidades del colaborador:
En esta pantalla podemos agregar nuevas habilidades para el colaborador, editar el nivel de las que ya posee, o eliminar habilidades:
Para ello, se debe tildar la habilidad (en la columna izquierda) y seleccionar la acción a realizar en la lista desplegable en la parte inferior de la tabla.
Si la acción a realizar es el cambio de nivel de una habilidad, la misma se tildará automáticamente al elegir el nuevo nivel, y se debe seleccionar la opción “Guardar nuevo nivel”:
Para borrar una habilidad, se debe tildar la o las habilidades a eliminar, y seleccionar la opción “Borrar habilidad”.
Es importante seleccionar siempre la opción a realizar sobre los elementos marcados, ya que de lo contrario no se realizará ninguna acción.
Comparar habilidades de cargos.
En la pantalla de gestión de habilidades, también tenemos la opción de comparar las habilidades necesarias para ese cargo, con las de cualquier otro:
Para ello, seleccionamos el cargo con el que vamos a hacer la comparación:
Y obtenemos como resultado los niveles y habilidades necesarias para cada cargo, y los niveles que posee el colaborador.
Como resultado, nos indica el nivel del colaborador en comparación con los niveles requeridos para el nuevo cargo.
En el ejemplo anterior, de las tres habilidades requeridas para el nuevo cargo, en una no alcanza el nivel requerido, en otra lo alcanza, y en la tercera lo supera.
Capacitaciones
El sistema nos permite registrar las capacitaciones que los colaboradores hayan tomado, asignarles un resultado, y en caso de que corresponda, actualizar sus habilidades adquiridas.
Parte 1: Planificación.
En la primer parte del registro de capacitaciones, registramos los datos generales de la capacitación, y las habilidades y nivel que la misma va a proporcionar una vez aprobada:
Parte 2: Acreditación.
En esta parte, vamos a indicar qué colaboradores participaron, y el resultado obtenido.
En caso de indicar que el resultado es “Desaprobado”, el colaborador no adquirirá dicha habilidad.
La habilidad de los colaboradores se actualizará al “Acreditar y finalizar” la Parte 2.
Reportes
El módulo para la gestión de habilidades y capacitaciones también nos proporciona una serie de reportes:
Plan de capacitación.
Es un reporte estándar sobre los planes de capacitación, que nos permite exportarlos a distintos formatos de archivo.
Matriz de habilidades.
Nos permite ver, para un determinado cargo, las habilidades necesarias y las que tienen los colaboradores asociados al mismo:
Horas de capacitación por mes.
Es un reporte estándar con su gráfico asociado que nos indica las horas de capacitación que hubo en el mes.
También permite exportar a distintos formatos de archivo.